ArcelorMittal Tubular Products Iași
Producător de tuburi industriale din România
ArcelorMittal Tubular Products Iași este o companie metalurgică din România specializată în producerea de țevi din oțel sudate longitudinal și cel mai mare producător de tuburi industriale la nivel național. ArcelorMittal Tubular Products Iași face parte din grupul ArcelorMittal, companie multinațională cu sediul în Luxemburg și cel mai mare producător de oțel din lume, având peste 310.000 de angajați în 60 de țări.
Scopul și contextul proiectului
Vechimea și starea documentelor din arhiva fizică a companiei ArcelorMittal Tubular Products Iași nu permitea accesarea frecventă din cauza riscului deteriorării permanente și ireversibile a documentelor. Cu toate acestea, cadrul legislativ curent a făcut ca cererea pentru accesarea documentelor din arhiva fizică să crească substanțial. Așadar, s-a dorit digitizarea arhivei pentru a asigura continuitatea și pentru a facilita regăsirea informațiilor necesare.
Cerințe
Digitizarea unei arhive ample, cu un volum estimat de 40 000 de documente, la sediul ArcelorMittal Tubular Products Iași, o arhivă cu o vechime de peste 30 de ani. Salvarea și redenumirea documentelor după un tipar predefinit. Crearea de indecși speciali pentru fiecare document digital, pentru o ușoară identificare ulterioară. Stocarea documentelor digitale într-o structura de directoare detaliată, în funcție de document și perioadă. Regăsirea facilă a oricărui document din arhivă, fără a necesita consultarea documentelor fizice.
,,ArcelorMittal este o companie cu un istoric îndelungat în piață, iar arhiva noastră are o vechime de peste 30 de ani, conținând numeroase documente cu un grad crescut de retenție. Din acest motiv, accesarea documentelor era deseori îngreunată atât ca proces, cât și din perspectiva timpului alocat pentru regăsire. Având în vedere stadiul avansat de deteriorare a unui volum mare de documente, digitizarea arhivei fizice a devenit necesară. Prin intermediul parteneriatului cu Konica Minolta România am reușit să digitizăm întreaga arhivă fizică, indiferent de gradul de deterioarare a documentelor, folosind echipamente adecvate și personal calificat. Acum documentele digitale pot fi accesate securizat, rapid și cu ușurință în aplicația electronică implementată. Succesul acestui proiect, realizat cu sprijinul Konica Minolta România, deschide noi oportunități de dezvoltare a soluției implementate, cu scopul de a asigura pe viitor tranziția către un mediu de lucru complet digitizat.”
Florin Sava
Director economic ArcelorMittal Tubular Products Iași
Provocarea
- Volumul foarte mare de documente, cu o anumită specificitate;
- Adaptarea procesului de lucru la condițiile pandemice, prin orientarea către digitizare;
- Degradarea continuă a arhivei, căutarea fizică a documentelor fiind un factor de accentuare a riscului de deteriorare;
- Confidențialitatea documentelor.
Soluția
- Implementarea unei soluții care să permită importul, stocarea, accesul securizat și regăsirea facilă a documentelor digitale;
- OnBase, platforma de management electronic al informației din portofoliul Konica Minolta România, dezvoltată de compania de software Hyland din SUA, se află în topul aplicațiilor leader în Gartner Magic Quadrant 2021;
- Aplicația are o structură modulară ce permite adaptarea facilă a soluției la cerințele clienților;
- Cu peste 300 de module disponibile, OnBase optimizează gestionarea documentelor și automatizează procesele de business într-o platformă unică. Soluția centralizează informațiile într-un mediu securizat, se integrează cu sistemele existente și poate fi personalizată pentru cerințele oricărei organizații, oferind acces rapid la date, oricând și de oriunde.
Beneficii
- Importul automat al documentelor digitale în aplicație;
- Regăsirea facilă a documentelor prin căutare după indecși specifici;
- Imagine de ansamblu asupra fiecărui document stocat;
- Acces securizat la datele stocate, indiferent de periodicitate și volumul de informații/documente interogate din baza de date.
