Soluții
Project Management și Ticketing
Coordonează proiecte, solicitări și documente într-o singură platformă,
cu vizibilitate completă și control real
Project Management & Ticketing
Project Management & Ticketing
Project Management & Ticketing este o soluție digitală integrată, dezvoltată de Konica Minolta pe platforma M-Files, care reunește managementul proiectelor, ticketing-ul operațional și guvernanța documentelor într-un singur mediu de lucru contextualizat.
Ce este
- Ce este: Un sistem unificat care elimină fragmentarea datelor (Excel, emailuri, foldere locale) prin conectarea logică a task-urilor și solicitărilor cu documentele și istoricul asociat.
Beneficii cheie
- Structură Ierarhică & Pontaj: Planificare pe 4 niveluri (Proiect, Fază, Activitate, Task) cu înregistrarea orelor lucrate și agregarea automată a progresului.
- Ticketing Automatizat: Preluare automată a solicitărilor din email, reguli stricte de escaladare/închidere și notificări în timp real pentru inițiator.
- Document Management Contextual: Atașamentele și emailurile sunt legate direct de proiecte sau tickete, beneficiind de versionare și acces controlat pe bază de roluri.
Cui se adresează
- Cui se adresează: Echipelor de Project Management, livrare, helpdesk sau service desk și companiilor care gestionează proiecte complexe cu volume mari de documentație operativă.
- Diferențiator: Spre deosebire de aplicațiile izolate de task management, această platformă folosește un motor avansat de metadate și validări automate care reduc erorile de introducere a datelor și asigură un audit trail complet.
Verdict
Soluția ideală pentru organizațiile care doresc să coreleze planificarea strategică cu suportul tehnic acordat clienților, asigurând o singură sursă de informații pentru toate interacțiunile cu clienții.
Ce este Project Maganement și Ticketing
În multe organizații, proiectele sunt urmărite în Excel, solicitările vin pe email sau telefon, iar documentele sunt salvate în foldere separate. Informația există, dar este greu de găsit, greu de actualizat și greu de corelat cu activitatea reală. Prin integrarea Project Management și Ticketing într-o singură platformă, echipele pot lucra mai organizat: proiectele au structură, sesizările și solicitările au flux clar, iar documentele rămân conectate la activitatea relevantă.
Cum funcționează
Flux pentru Project Management
- Se creează proiectul și se definesc fazele principale.
- Fiecare fază este împărțită în activități, task-uri și responsabili.
- Responsabilii actualizează progresul și timpul lucrat.
- Sistemul calculează automat indicatorii principali.
- Managementul vede progresul proiectului și eventualele întârzieri.
Flux pentru Ticketing
- Solicitarea este creată manual sau automat pe baza unui email primit.
- Ticketul este completat cu informații precum client, proiect, tip și responsabil.
- Un utilizator din grupul celor responsabili preia ticketul și începe analiza.
- Dacă este necesar, ticketul este escaladat către un nivel superior de suport.
- La final, se completează timpul lucrat și rezoluția, iar ticketul este închis.
- Pe tot parcursul fluxului de lucru, iniţiatorul este notificat automat asupra schimbărilor de status ale ticketului.
Flux pentru documente și atașamente
- Documentele, emailurile și atașamentele sunt asociate proiectului sau ticketului relevant.
- Utilizatorii pot accesa rapid informațiile din contextul de lucru.
- Versiunile, modificările și acțiunile importante rămân trasabile.
Funcționalități cheie
Project Management
- Proiecte, faze, activități și task-uri.
- Planificare, pontaje și urmărire progres.
- Agregări automate ale informațiilor.
Ticketing
- Creare, preluare și escaladare.
- Comentarii și comunicare cu clientul.
- Timp lucrat și rezoluție.
Document Management
- Documente, emailuri și atașamente.
- Versionare și metadate.
- Drepturi de acces și istoric.
Raportare
- Vizibilitate asupra statusului și progresului.
- Monitorizarea volumului de lucru.
- Analiza responsabililor și a timpului lucrat.
Validări
- Reguli care reduc acțiunile incomplete.
- Prevenirea introducerii datelor greșite.
- Creșterea calității informațiilor.
Beneficii
Vizibilitate mai bună asupra activității
- Status clar pentru proiecte, task-uri și tickete.
- Responsabili vizibili pentru fiecare activitate sau solicitare.
- Imagine unitară asupra progresului și volumului de lucru.
Mai mult control operațional
- Fluxuri clare pentru preluare, escaladare și închidere.
- Reguli de business și validări care reduc pașii incompleți.
- Acces controlat la informații, în funcție de roluri și responsabilități.
Reducerea timpului pierdut
- Mai puțin timp petrecut în emailuri, foldere și fișiere separate.
- Acces rapid la documentele și informațiile relevante.
- Actualizări și calcule automate pentru progres și timp lucrat.
Trasabilitate completă
- Istoric pentru acțiuni, comentarii și modificări importante.
- Documente și atașamente păstrate în contextul corect.
- Suport mai bun pentru audit și raportare internă.
ÎNAINTE
Flux dispersat — management ad-hoc
DIFICULTATE DE CONTROL
~7-10 zile
timp mediu rezolvare solicitări (dispersate)
- Proiecte în fișiere separate
- Task-uri și responsabilități neclare
- Solicitări de suport pierdute în emailuri
- Documente greu de conectat cu proiectul
- Raportare status dificilă
Dezavantaje
Erori frecvente
Vizibilitate redusă, date incomplete
Timp pierdut
Actualizări, verificări și căutări manuale
Documente pierdute
Informații cheie inaccesibile
Decizii slabe
Bazate pe informații incomplete
DUPĂ
Platformă centralizată — management structurat
EFICIENȚĂ ȘI CONTROL
~1-2 zile
timp mediu rezolvare solicitări (centralizate)
- Project Management structurat: Project, Phase, Activity, Task
- Planificare clară termene, responsabilități, volum de lucru
- Pontaje și actualizare automată a timpului
- Agregări automate ale progresului (Task la Project)
- Validări date și reducere erori
Avantaje
Vizibilitate completă
Date în timp real asupra tuturor proiectelor
Căutare instant
Acces rapid la orice informație
Trasabilitate completă
Audit complet al tuturor activităților
Productivitate crescută
Decizii bazate pe date complete și precise
Tehnologie și integrare
Platforma M-Files
- Gestionarea documentelor, obiectelor și metadatelor.
- Controlul drepturilor de acces și al securității.
- Audit complet asupra activităților și modificărilor.
Interfață modernă
- Dashboarduri și liste personalizate.
- Formulare și pagini de detaliu intuitive.
- Acțiuni rapide pentru utilizatorii operaționali.
Workflow-uri configurabile
- Automatizarea proceselor și aprobărilor.
- Reguli adaptate cerințelor organizației.
- Notificări și escaladări automate.
Integrare cu sisteme enterprise
- Conectare cu email, ERP și CRM.
- Schimb automat de date între aplicații.
- Integrare cu soluții existente în organizație.
Cloud și On-Premise
- Arhitectură adaptabilă diferitelor scenarii de implementare.
- Suport pentru infrastructuri cloud sau locale.
- Flexibilitate în funcție de cerințele de securitate și conformitate.
Cui se adresează soluția
Soluția este potrivită pentru organizațiile care gestionează proiecte, activități recurente, solicitări interne sau externe și documente operaționale care trebuie urmărite într-un mod controlat.
Echipe de project management și livrare/instalare
Departamente de suport, helpdesk sau service desk
Companii cu proiecte complexe și documentație asociată
Organizații preocupate de control și eficiență
Echipe care folosesc intens emailuri, atașamente și documente
Intrebări frecvente despre Project Management și Ticketing
Nu. Platforma reunește două direcții esențiale de lucru: Project Management, pentru coordonarea proiectelor și monitorizarea execuției, și Ticketing, pentru administrarea solicitărilor operaționale, a incidentelor și a cererilor de suport. Rezultatul este o abordare integrată, care oferă mai mult control, vizibilitate și continuitate între planificare și operațiuni.
Da. Platforma permite monitorizarea clară a responsabilităților, a timpului lucrat și a progresului, printr-un cadru unitar care include task-uri, pontaje, statusuri și istoric complet al activităților. În acest fel, ai control mai bun asupra execuției și o imagine clară asupra contribuției fiecărui membru al echipei.
Da. Soluția poate fi configurată astfel încât să se alinieze modului de lucru deja existent în organizație. Fluxurile, câmpurile, regulile de validare și view-urile pot fi ajustate în funcție de procesele interne, rolurile implicate și cerințele specifice fiecărui departament.
Astfel, platforma nu impune un mod rigid de lucru, ci se adaptează la structura și regulile companiei, pentru o implementare mai ușoară și o adopție mai rapidă.
Studii de caz
Vista Bank Romania
Viaduct SRL
Universitatea Tehnica "Gheorghe Asachi" Iasi
Transformă modul în care lucrezi.
Suntem alături de tine în fiecare etapă a transformării digitale. Contactează-ne și hai să construim împreună soluțiile potrivite afacerii tale!