Registratură electronică

Registratura electronică gestionează fluxul activ al documentelor, asigurând înregistrarea, distribuția, urmărirea și controlul accesului pe parcursul ciclului de viață al documentului. Arhivarea documentelor se ocupă de conservarea pe termen lung, clasificarea, administrarea metadatelor și a perioadelor de retenție, precum și accesul securizat la documente ce nu sunt necesare în activitatea zilnică, dar trebuie păstrate legal. Între aceste două concepte există o legătură în ciclul de viață al documentelor: registratura inițiază și gestionează fluxul operațional, iar arhiva asigură persistența pe termen lung în conformitate cu politicile de retenție și cerințele legale. a electronică gestionează fluxul activ al documentelor, în timp ce arhivarea se referă la stocarea pe termen lung.

Pot fi gestionate o gamă variată de documente din registratură, adaptate fluxurilor operaționale și de conformitate, precum contracte și acorduri juridice, comenzi și ordine de achiziție, facturi și chitanțe, cereri de servicii și formulare interne, sesizări și reclamații, corespondență internă și externă, documente de proiect, documente HR și IT, precum și politici de securitate.

În procesul de alegere, puneţi accent pe scenarii reale, verificați cu un Demo/PoC că soluția satisface cerințele de integrare, automatizare, securitate și ușurință în utilizare, iar apoi validați costul total pe 3–5 ani și potențialul de ROI. O selecție clară, susținută de demonstrații, referințe și teste de securitate, vă scutește de surprize în implementare.

Da, sistemul permite configurarea registrelor multiple (de exemplu pe departamente sau centre de cost), metadate personalizate şi reguli de clasificare.

Da. Sistemul poate fi setat astfel încât să aplice automat o ștampilă care să includă numărul documentului și data înregistrării în momentul înregistrării