DS Smith Paper Zărnești
Producător britanic de ambalaje sustenabile
DS Smith, producător britanic de ambalaje sustenabile, este unul dintre cei mai importanți furnizori de soluții de ambalare din carton ondulat din lume. Compania activează în peste 34 de țări la nivel mondial, având aproximativ 30 000 de angajați și un portofoliu extins de produse care include ambalaje de tranzit, ambalaje pentru produsele de larg consum, standuri şi ambalaje promoţionale, ambalaje de protecţie individualizate. La nivel local, DS Smith Paper Zărnești este cea mai mare unitate de producţie a hârtiei pentru ambalaje din țara noastră, asigurând necesarul pentru aproape jumătate din piaţa autohtonă. Compania utilizează 100% deşeuri de hârtie şi carton ca materie primă. Totodată, DS Smith mai deţine în România un centru de coordonare a operaţiunilor de reciclare în Bucureşti, două depozite de reciclare în Otopeni şi Cluj-Napoca, două fabrici de ambalaje la Ghimbav şi Timişoara şi trei puncte de lucru în Piteşti, Timişoara şi Otopeni, având în total 650 de angajaţi.
Scopul și contextul proiectului
Lucrul anevoios cu un număr mare de contracte a început să fie resimțit din ce în ce mai acut, eficientizarea și simplificarea fluxurilor de lucru cu documente devenind astfel una din principalele priorități ale companiei DS Smith Paper Zărnești.
În prima etapă, a fost necesară o analiză riguroasă a procesului intern, pentru a putea creiona o soluție digitală personalizată și adaptată la fluxurile de lucru din companie.
În conturarea soluției potrivite, s-au luat în calcul toate etapele importante pentru fluidizarea activităților de lucru cu contractele, începând de la analiza contractelor în format draft, până la completarea tuturor informațiilor asociate acestora, pașii de aprobare, avizarea contractelor de către utilizatorii externi, cât și procesul de semnare electronică de către toate persoanele implicate.
Cerințe
- Analiza procesului de business prin care se inițiază, aprobă și semnează contractele cu partenerii;
- Analiza și optimizarea fluxului de aprobare;
- Dezvoltarea fluxului propus în M-Files;
- Integrarea soluției pentru semnătură digitală;
- Importul tuturor partenerilor și contractelor în vigoare;
- Configurarea structurii de stocare a contractelor, care să permită regăsirea facilă a documentelor;
- Crearea rapoartelor necesare și configurarea notificărilor automate către utilizatori;
- Setarea drepturilor de acces pentru utilizatori;
- Testarea soluției împreună cu utilizatorii cheie desemnați de DS Smith și implementarea funcționalităților suplimentare.
“Planul nostru de investiţii pe termen mediu și lung este acela de a creşte eficienţa activităţii de producţie a hârtiei şi, totodată, de a minimiza impactul asupra mediului înconjurător, printr-o mai bună gestionare a resurselor şi un nivel mai redus de emisii de dioxid de carbon. Nevoia de eficientizare și simplificare a lucrului cu un volum mare de documente a condus la decizia noastră de a implementa în cadrul companiei o soluție de management al documentelor care să ne permită gestionarea facilă a acestora, de la creare până la aprobare și semnare. În urma implementării soluției oferite de Konica Minolta, fluxurile de lucru cu documentele contractuale au fost complet automatizate și simplificate, iar eficiența și transparența în gestionarea lor a crescut semnificativ.”
Antonia stroie
Asistent Manager, DS Smith Paper Zărnești
Provocarea
- Gestionarea anevoioasă a contractelor în format fizic;
- Durata mare de timp necesară pentru regăsirea informațiilor în documente;
- Posibilitatea de semnare a contractelor doar olograf, prezență la birou fiind necesară;
- Asigurarea confidențialității documentelor;
- Timp îndelungat pentru semnarea contractelor cu partenerii;
- Lipsa notificărilor cu privire la scadența contractelor.
Soluția
M-Files este o soluție de management al documentelor care poate stoca orice tip de fișier electronic, oferind posibilități avansate de păstrare, căutare și regăsire a informațiilor companiei. Document Navigator este o soluție inteligentă de captură a documentelor, procesare și distribuire atât pentru documente pe suport de hârtie, cât și pentru cele electronice.
- Implementarea fluxurilor automate de aprobare;
- Modalitate simplificată de căutare a informațiilor din contracte și, implicit, a documentelor asociate;
- Notificări automate privind aprobarea, revizuirea sau expirarea documentelor contractuale;
- Rapoarte specifice lucrului cu contractele, necesare atât pentru managementul companiei, cât și pentru alți utilizatorii avizați. (Informațiile disponibile la nivelul fiecărui contract introdus în sistem fiind de bază, necesare pentru identificarea și urmărirea documentului, sau complexe, care permit urmărirea costurilor și optimizarea condițiilor contractuale);
- Implementarea unei soluții de semnătură electronică pentru eficientizarea timpului necesar semnării contractelor, cât și pentru reducerea semnificativă a costurilor de curierat sau pentru tipărirea documentelor.
M-Files (Leader în Gartner® Magic Quadrant™ Document Management 2026)
Beneficii
- Acces securizat la informațiile din contracte;
- Regăsire rapidă a informațiilor din contracte, acte adiționale și anexe;
- Notificări automate de scadență a contractelor;
- Fluxuri de aprobare ce permit o vizualizare transparentă a întregului proces;
- Istoricul versiunilor contractelor, cu vizibilitate asupra comentariilor fiecărui utilizator;
- Rapoarte specifice pentru fiecare categorie de contract;
- Semnătură digitală pentru reducerea timpului necesar semnării contractelor.
