The way we work.
What about you?
Sunt câțiva ani de când M-Files face parte din portofoliul Konica Minolta, ca soluție de bază pentru managementul documentelor și automatizarea fluxurilor de lucru.
Pe principiul “eat your own cookie”, în urmă cu 3 ani, am decis să implementăm M-Files și pentru uzul nostru intern în Konica Minolta România.
Implementarea a fost graduală, funcționalitate cu funcționalitate, iar în prezent, aplicația este utilizată de cei peste 160 de utilizatori din toate departamentele, facilitând procese din cele mai diverse, de la fluxuri de aprobare a cererilor de concediu, până la stocarea electronică a documentelor operaționale din departamentul de Achiziții și Logistică, a documentelor tehnice necesare departamentului de Service, a celor din zona de Calitate (ISO) și Compliance sau a documentelor de Marketing și Produs.
Mai mult decât simpla stocare și regăsire a documentelor, prin platforma M-Files derulăm în mod automat toate activitățile de tip CRM, vânzări, consultanță și managementul contractelor, pe care lucrează colaborativ departamentele Sales, Presales/Consultantă și Financiar, fluxurile de aprobare și stocare a facturilor primite de la furnizori, comunicarea deciziilor de management, dar și toate activitățile ce țin de Project Management și Ticketing.
Astăzi, M-Files este pentru noi platforma de bază pentru managementul tuturor informațiilor care circulă în companie, asigurând toate funcțiunile care nu pot fi acoperite de ERP, de soluția de Payroll sau de soluțiile mobile utilizate de tehnicienii noștri pe teren.
Andreea Mocanu,
Digital Transformation (DX) Manager
„Rolul meu în Konica Minolta România este acela de Digital Business Services Manager, fiind implicată în toate activitățile de Sales și Presales, Marketing, Consultanță și Suport pentru soluțiile și serviciile IT din portofoliul Konica Minolta. Desigur că acest rol presupune foarte mult lucru colaborativ cu colegii din echipă și din alte departamente pe oferte, cotații, contracte, validarea tehnică și aprobarea comercială a acestora, analiza istoricului clienților, dar și analiza eficienței și a productivității proiectelor pe care le implementăm la clienți sau aprobarea facturilor primite de la furnizori pentru livrabilele din proiecte.
Tot prin intermediul M-Files, realizez alocările de consultanți pe oportunități și proiecte, aprob cererile de concediu ale colegilor din echipă, revizuiesc și actualizez proceduri de lucru și template-uri de documente standard.
Iar toate aceste activități le pot face oricând este nevoie și de oriunde, având la dispoziție aplicația instalată pe laptop, tabletă sau telefon. Sunt liniștită că nimeni nu trebuie să aștepte aprobarea unei zile de concediu sau a unor condiții comerciale oferite unui client, iar eu, la rândul meu, am informația la îndemână oricând am nevoie. Uitându-mă, deci, la activitățile pe care le desfășor în fiecare zi, pot să afirm că, pentru mine, “ce nu este în M-Files, nu există!”
Cătălin Smărăndeanu,
Sales Department Manager
„Folosind platforma de document management M-Files, am reușit să simplificăm gestionarea documentelor comerciale la nivelul departamentului de Vânzări. Prin intermediul platformei, avem posibilitatea să accesăm cu ușurință și în siguranță informațiile esențiale, de la distanță și de pe orice dispozitiv, fiecărui utilizator fiindu-i alocate drepturi de acces bine definite. Totodată, aplicația asigură o colaborare interdepartamentală facilă pe documente. Alocarea vânzătorilor pe tipologii de clienți potențiali, aprobarea lead-urilor, a fluxurilor de vânzare, analiza pipeline-ului departamental pe fiecare verticală de business se realizează cu ușurință datorită platformei M-Files, asigurând o imagine de ansamblu transparentă a activității noastre de vânzări.”
Daniel Lăcătușu,
Business Solutions Expert, Sales Department
„În calitate de Business Solutions Expert în departamentul de Vânzări, soluția M-Files reprezintă pentru mine un instrument valoros în activitatea zilnică. Aplicația facilitează gestionarea eficientă a lead-urilor și oportunităților, coordonarea fluxului de vânzare și colaborarea cu echipa de consultanți, ajutându-ne să simplificăm atât procesele de ofertare și întocmire a contractelor, cât și fluxurile de plasare a comenzilor interne către departamentul de Achiziții și Logistică.”
Marian Dăscălescu,
Business Consultant, Digital Business Services Department
„Funcția de consultant de business mă poziționează între clienți și echipa de Vânzări, pe de o parte, și între echipa de Dezvoltare, furnizori, echipa de Service și Management, pe de altă parte, informațiile obținute în timp real, din ambele părți, fiind esențiale în activitatea mea zilnică pentru finalizarea în timp util a ofertelor tehnice și financiare. Întocmirea ofertelor presupune mult schimb de informații cu toate părțile implicate pentru elaborarea arhitecturilor și dimensionarea corectă a soluțiilor, iar pentru acest proces, aplicația de Content Management M-Files este mai mult decât utilă. M-Files mă ajută să fiu mai organizat și la curent cu sarcinile de lucru personale prin setarea unor filtre personalizate, având satisfacția unei munci productive. Pe scurt, M-Files este o platformă centralizată cu ajutorul căreia am posibilitatea să eficientizez diferite sarcini de lucru, să cresc productivitatea și să reduc volumul de muncă, având o imagine de ansamblu, în timp real, a întregii activități.”
Adrian Stănescu,
Administration & Logistics Manager
„Platforma de management al documentelor M-Files este un instrument de bază pentru departamentul de Administrație și Logistică, având în permanență evidența la zi a documentelor necesare pentru desfășurarea activităților curente, pentru audituri sau pentru evitarea dublării livrărilor. Cu ajutorul aplicației, regăsirea documentelor se realizează cu ușurință, prin funcția de căutare după orice informație din documente, dar și prin răsfoire rapidă, într-o structură arborescentă, tipică de Windows. Facturile externe, precum și alte documente specifice activității de logistică, pot fi clasificate, organizate și, ulterior, regăsite foarte ușor după diferite criterii: furnizor, an, lună și, inclusiv, după numărul comenzii sau al documentului emis.”
Gabriela Vlad,
Marketing Manager
„Comunicarea internă nu este doar o simplă modalitate prin care creăm interacțiune sau transmitem mesaje la nivelul organizației, ci o componentă esențială a strategiei de marketing prin care avem ocazia să propagăm informații importante despre identitatea brandului sau despre produse în afara companiei, prin intermediul angajaților. De când utilizăm platforma de management electronic al documentelor M-Files, am reușit să simplificăm procesul de comunicare internă, materialele de marketing fiind încărcate cu ușurință, printr-un simplu drag & drop, într-un folder dedicat, organizate pe linii de business sau pe acțiuni, și transmise sub forma unui link, fără ca documentele să mai circule pe email.”
